SCANNER LE BUREAU AUJOURD’HUI
Les copieurs analogiques traditionnels ont été remplacés par des copieurs de réseau numériques modernes. Ces appareils numériques utilisent les dernières technologies de numérisation et d’impression laser pour générer des reproductions extrêmement nettes d’originaux papier à des vitesses très élevées. La plupart prennent également en charge l’impression réseau, avec des performances et des fonctionnalités comparables ou supérieures à celles des imprimantes réseau haut de gamme dédiées. Bon nombre d’entre eux offrent également une capacité de transmission de fax intégrée.
Un nombre croissant de copieurs numériques utilisent le scanner intégré pour prendre en charge la numérisation en réseau. La numérisation consiste à convertir un document papier en un fichier image numérique qui peut être transmis sur un réseau informatique ou stocké électroniquement. Jusqu’à il y a quelques années, la numérisation de bureau se limitait principalement à l’utilisation de scanners de production sophistiqués et coûteux ou de simples scanners à plat de bureau. Aujourd’hui, selon un sondage mené par InfoTrends, 34 % des employés ont accès à un photocopieur numérique réseau à balayage. La plupart des principaux fournisseurs de photocopieurs offrent des fonctions de numérisation en réseau. Cela va de la simple numérisation de courriels aux déploiements avec des systèmes de distribution de documents polyvalents.
Les copieurs analogiques étaient des appareils autonomes. Par conséquent, la compatibilité avec d’autres applications matérielles ou logicielles ne posait pas de problème et le service des achats gérait généralement l’achat de ces appareils. Aujourd’hui, pratiquement tous les copieurs numériques sont équipés d’une interface réseau ou offrent une possibilité de détruire les documents en option. Pour cette raison, les services informatiques de l’entreprise ont été fortement impliqués dans le choix des copieurs numériques, alors qu’en général, cette décision serait prise par le service des achats seul.
Les bureaux informatiques utilisent généralement un ensemble de critères très différents pour évaluer les dispositifs multifonctions. Alors que les centrales d’achat se concentrent généralement sur le coût par page et la durée du bail, les bureaux informatiques s’intéressent davantage au coût total de possession, qui prend en compte l’installation et la configuration, l’administration des appareils, la formation des utilisateurs finaux, etc. Les services informatiques internes se concentrent de plus en plus sur l’interopérabilité – à mesure que la multifonction numérique s’intègre à l’infrastructure réseau existante – afin de mieux tirer parti de leurs investissements actuels dans les applications logicielles, notamment les systèmes de courrier électronique, les serveurs de télécopie, les systèmes de gestion de documents, les applications de gestion des flux de travail et bien plus encore.
OPPORTUNITÉS D’AFFAIRES
Alors que les clients exigent de nouvelles façons d’intégrer les documents papier dans les processus métier existants ou futurs, les intégrateurs de systèmes et les développeurs d’applications métier cherchent à fournir les moyens nécessaires pour que les documents papier soient activés par leurs applications.
La motivation est simple : plus de personnes demandant l’accès à plus de contenu signifie plus de licences d’utilisation et plus de besoins de stockage pour le stockage des données. Cette convergence des souhaits des communautés d’utilisateurs et de développeurs offre une occasion d’affaires unique pour ceux qui peuvent fournir les capacités nécessaires pour que les solutions soient complètes.
La plupart des fabricants de photocopieuses haut de gamme reconnaissent cette opportunité commerciale et fournissent à la fois des solutions complètes et une architecture ouverte qui permet aux développeurs de s’intégrer aux fonctionnalités existantes.
Les entreprises impliquées dans la « numérisation de production », où de grands volumes de formulaires standard sont numérisés, sont familières avec l’idée du traitement de documents. Depuis des années, ces entreprises utilisent des » scripts de publication » pour automatiser le processus de transmission de documents à diverses applications back-end. Le même modèle peut être appliqué avec le même succès à la numérisation ad hoc (numérisation avec différents types de documents) qui a lieu dans pratiquement tous les types de bureaux, mais avec deux grandes différences.
Alors que les systèmes de numérisation de production nécessitent généralement des opérateurs spécialisés formés aux procédures complexes de traitement des documents, les systèmes utilisés dans les bureaux sont conçus pour être simples, intuitifs et axés sur la distribution de documents typiques des bureaux. En outre, la plupart des systèmes de numérisation de production ne peuvent pas valider l’utilisateur en utilisant la fonction de numérisation directement sur le MFP.
Le passage de la vente de matériel informatique au déploiement de solutions logicielles sera un facteur déterminant pour l’avenir d’un certain nombre de systèmes de numérisation de production.